1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。
　　2.確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結束？怎樣開才算成功或失��？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。
　　3.會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系，征求意見，以求議題的表述準確、專業。
　　4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。
　　5.每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。
　　6.總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查�？傌撠熑藨撌钦莆諘h細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。
　　7.總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。
　　8.差錯舉例
　　會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。
　　時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。
　　任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。
　　會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至于“險象環生”。
　　評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

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